Probleme mit eigenen Berichten

[Schnappi]

Wir stehen vor einem recht unschönen Problem:
Für unsere wöchentliche Vertriebsrunde haben wir eigene Berichte erstellt, die für jeden Vertriebsmitarbeiter die Notizen/Protokolle der letzten Woche, die Tätigkeiten für die nächste Woche sowie die zukünftigen Aufträge mit Summe und Wahrscheinlichkeiten auswerfen.
Im Prinzip handelt es sich also um eine Mischung aus den jeweiligen Standardberichten.
Hierbei treten grundsätzlich 2 Probleme auf:

1) Es werden grundsätzlich ALLE Kontakte ausgegeben, also auch diejenigen, bei denen keine Einträge in keiner der entsprechenden Kategorien vorliegen. Das heißt wir bekommen eine Liste mit über 1000 Einträgen von denen nur ca. 30 relevant sind. Zwar läßt sich das Problem dadurch beheben, dass wir den Bericht unter einem der Standardberichtsdateien speichern (z.B. tasklis6.rep) aber das kann ja eigentlich nicht Sinn der Sache sein.

2) Die Berichte sind leider unvollständig. Wenn man die Ergebnisse unseres Berichtes mit den Ergebnissen der jeweiligen Standardberichte vergleicht, fehlen eine Menge Einträge, allerdings ohne ein erkennbares System.

Beide Probleme treten sowohl wenn wir einen bestehenden Bericht als Basis nehmen und verändern, als auch wenn wir einen komplett neuen Bericht anlegen auf.

Kann uns jemand weiterhelfen?

Vielen Dank schonmal für Eure Hilfe

Horst

[Ingrid Weigoldt]

Hallo Horst,

daß man Berichte, die eine bestimmte Auswahl zulassen sollen (Aktuelle Suche, Datumsbereich) nicht einfach nach gusto umbenennen darf, ist eine schmerzliche Erfahrung, aber leider nicht zu ändern.

Daß das mit der Datumsauswahl (tasklis6.rep) Probleme bereiten dürfte ist auch ziemlich klar, denn die einmal mögliche Datumsauswahl wird hier für alle Elemente des Berichtes benutzt.

Bei der von Ihnen gewünschten Auswertung sollten Sie sich vielleicht mal für ACTExtract (von Melville-Schellmann) interessieren und die damit gebotenen unbeschränkten Möglichkeiten, Berichte über Ihre Datenbank per ACCESS zu erstellen.

[Michael Brietzke]

Hallo Horst,

eigentlich kann man die Berichte auch nach Datum eingrenzen, welchen Bericht meinen Sie konkret ?

Der Bericht über zukünftige Verkäufe (Forecast) wird bei mir und meinen Kunden mit folgendem Bericht erstellt:

[Ingrid Weigoldt]

Hallo Horst,

das wollte ich genau wissen und habe mal einen Bericht angefangen basierend auf noteshis6, in dem ich pro Kontakt Notizen/Protokolle, Tätigkeiten und Aufträge auflisten wollte.
Mit dem ACT!Standard-Filter im Hintergrund, den ich dann immer manuell änderte (Datumseinschränkung jeweils für Notizen/Protokolle, Tätigkeiten und Aufträge, alles immer nur für einen bestimmten Benutzer), schien das auch zu funktionieren.
Allerdings stellte ich nach einem genauen Test fest, daß nur solche Kontakte aufgelistet wurden, die mindestens einen Eintrag in Notizen/Protokollen (im gewünschten Zeitraum) hatten. War das nicht der Fall, wurden auch geplante Aktivitäten nicht gelistet.

Filter geändert (oder Namen geändert) brachte dann ein etwas anderes Ergebnis: Alle Kontakte (gleichgültig, ob "Benutzer" für Kontakte ausgewählt war) wurden aufgelistet. Wenn vorhanden, Notizen/Protokolle im gewünschten Zeitraum (dann auch Tätigkeiten und Aufträge). Wenn keine Einträge in Notizen/Protokolle auch keine Tätigkeiten, aber immerhin die Aufträge.

Übrigens: selbst der ACT!Standard-Kontaktbericht bringt seltsame Ergebnisse, wenn Sie für Notizen/Protokolle und Tätigkeiten unterschiedliche Eingrenzungszeiträume einstellen (wie von Ihnen gewünscht).

Ich finde das Ergebnis an sich unbefriedigend und würde einen "Gesamtbericht" in dieser Form nicht empfehlen. 3 einzelne? Oder tatsächlich ACTExtract.

[Michael Brietzke]

hallo Horst,

Ursprünglicher Text vom Admin gelöscht wegen gewerblichen Charakters (siehe Mitteilung)

[Axel von Melville]

Hallo Herr Brietzke,

warum denn so weit in die Ferne schweifen...

Nur keine Scheu, ACTControl zu erwähnen. Damit existiert das leistungsstärkste Berichts-/Controllingwerkzeug für ACT!, das ich - und sicher auch SIE überhaupt kennen!

Die Technologie, die auf Entwicklungen der Fraunhofer-Gesellschaft basiert, wird in Konzernen eingesetzt, um Datenbestände im "Terrabyte-Bereich" auszuwerten. Entsprechend gewaltig und unerreicht ist die Analysegeschwindigkeit.

Jeder Datenbereich von ACT! (Kontaktfelder, Notizen/Protokolle, Tätigkeiten, Forecast und Gruppendatensätze) läßt sich miteinander in einen Bezug setzen.

Dazu ein Beispiel:

Step 1:
Filter setzen auf nur die Kontakte, deren Erstellungsdatum kleiner 12 Monate liegt.

Step 2:
Zeige nur für diese Kontakte die Notizen/Protokolle an und filter aus diesen die durchgeführten Telefonate heraus.

Step 3:
Welche Kontakte waren das, die "jünger" als 12 Monate sind und angerufen worden sind? (wie oft und von wem in welcher Häufigkeit...)

Step 4:
Zeige nun die zugehörigen Auftragsabschlüsse - eben nur dieser Zielgruppe an und ermittle den durchschnittlichen Auftragswert je Anruf (bezogen auf den jeweiligen Betreuer) an.

Step 5:
Bilde zu guter letzt die "Suche" in ACT! auf genau diese Zielgruppe von Kontakten und versende ein Dankschreiben per Serienbrief.....

Und falls Sie ACTControl noch nicht kennen sollten, steht hier eine Demoversion zur Veranschaulichung bereit.

Nichts für ungut - und schönen Gruß

Axel v. Melville

[Schnappi]

Vielen Dank für die schnellen Antworten.

Es sieht so aus als wenn wir die Berichte also lieber nicht manuell anpassen sollten um einer Verzerrung der Ergebnisse vorzubeugen.

Wird dieses Problem in ACT 7 behoben sein?

Macht es vor dem Hintergrund, dass es bald eine neue Vollversion gibt, Sinn, ACT Control zu kaufen?

Ist ACT Control überhaupt mit ACT 7 kompatibel?

Vielleicht können Sie mir zu dieser Thematik ja weiterhelfen.
Vielen Dank im Voraus

[Schnappi]

Können Sie mir vielleicht sagen, ob eine Änderung der Verkaufsphasen sich auch negativ auf die erstellten Berichte auswirkt?
Vielen Dank

[Michael Brietzke]

Hallo Horst,

wenn Sie die Verkaufsphasen ändern wird das natürlich auch in den Berichten berücksichtigt, insbesondere bei Sortierungen die diese Phasen beinhalten.