Arbeiten mit ACT (Generelle Frage)

[Thomas2004]

Liebe Community,

was ich über ACT lese, gefällt mir sehr.

Nun eine, hoffentlich nicht zu dumme, Frage.

Ich würde meine Datenbank gerne für den Massenmail-Versand so konfigurieren,

- dass in Abhängigkeit von Tickbox-Inhalten (z.B. Haken ja oder nein in dem Feld vorhanden), Empfänger ausgewählt werden,
- die Massenmails aus den Datensätzen mit spezifischer Anrede generiert und versandt werden und
- hinter her die Inhalte der Felder umgeschrieben werden, z.B. als neuer Feldinhalt "erledigt" o.ä.

Geht das? Wenn ja, kann ich das mit einer Demo-Version testen und auch hier, wenn ja, wie?

Besten Dank an alle Leser und "Schreiber".

[Ingrid Weigoldt]

Hallo Thomas,

1. "Tickboxen" in dem Sinn gibt es in ACT! nicht. Aber mit hinterlegten Dropdown-Listen (wo vordefinierte und vom Anwender nicht änderbare Werte hinterlegt sind, z.B. auch ja/nein) kann man schon sicherstellen, daß eine Zielgruppe über solche Feldinhalte sauber zu suchen ist.

2. Serienbriefe mit "wenn-dann-sonst"-Bedingungen sind möglich, jedoch empfehle ich immer, die Anrede bei jedem Kontakt selbst korrekt auszufüllen. Wenn-dann-sonst sieht dann so aus, wie viele andere per EDV erstellte Massenmails, da kommt es u.U. zu unschönen Resultaten.

3. ACT! bietet die Möglichkeit, nach Erstellen von Serienbriefen einen Protokolleintrag darüber bei jedem Kontakt in der verwendeten Suche zu hinterlegen.
Was Sie sonst mit Feldern in der für den Serienbrief verwendeten Suche anstellen, liegt ganz allein bei Ihnen (Bearbeiten, Ersetzen).

4. Meines Wissens unterstützt die Demo-Version auch Serienbriefe (30 Tage lang).

[Thomas2004]

Sehr geehrte Frau Weigold,

vielen Dank für ihre ausführliche Antwort .
Es sind noch zwei kurze Fragen offen geblieben.

- Wo finde ich die von Ihnen erwähnten Protokolleinträge und wie sehen diese aus (was steht darin?)
- Es scheint nicht zu funktionieren, was ich eigentlich im Sinn hatte, Feldinhalte automatisch nach Ausführung einer Aktion zu ändern, z.B. von ja auf nein o.ä. . Wenn ich Sie richtig verstanden habe, muß ich dies über "Bearbeiten, Ersetzen" manuell erledigen". Stimmt das so?

Noch einmal vielen Dank.

[Ingrid Weigoldt]

Hallo Thomas,

Protokolleinträge findet man in ACT! in einem separaten Register unterhalb der eigentlichen Kontaktdaten. Hier finden sich Einträge über erledigte Anrufe/Tätigkeiten/Besprechungen, gesendete/empfangene EMails, gesendete Briefe, gewonnene/verlorene Aufträge, u.U. (wenn so eingestellt und gewünscht) Notizen über geänderte Feldinhalte.
Hier können auch sein angehängte Dateien (gleich welcher Provenienz).

Ist eine Anlage in dem Protokolleintrag vorhanden und wird diese von ACT! auch an der angegebenen Stelle gefunden, kann man sie jederzeit über Doppelklick öffnen.

In diesen Notizen/Protokollen kann man nach Textbestandteilen suchen (Suche, Schlüsselwortsuche), ansonsten gibt es jede Menge clevere AddOn's, die die Auswertung dieser Einträge erleichtern.

Im übrigen kann man Feldinhalte über Bearbeiten/Ersetzen Manuell ändern, kann sich darüber jedoch auch Makros machen (Tastaturbefehle aufzeichnen) und diese Makros dann einfach im Bedarfsfall aufrufen.

Warum sind Sie nicht mutig, laden sich eine Demo und probieren mal ein bißchen? Kostet außer Ihrer Zeit nichts.

[Thomas2004]

Hallo Ingrid,

vielen Dank für die Tipps vorab.
Das mit dem download und Test wird erledigt. Aber im Vorfeld muß ich ja erstmal wissen, ob sich die Mühe lohnt.

Gruß
Thomas

PS: Aber meine eigentliche Vorstellung scheint nicht zu funktionieren, oder?
(Zitat: - Es scheint nicht zu funktionieren, was ich eigentlich im Sinn hatte, Feldinhalte automatisch nach Ausführung einer Aktion zu ändern, z.B. von ja auf nein o.ä. )[/b]

[Ingrid Weigoldt]

Isso. Nach Serienbrief bzw. -mail tut ACT! nichts anderes, als Protokolleinträge zu machen.
Jede andere gewünschte Aktion muß vom Anwender kommen (evtl. per Makro).