Kurzübersicht der grundsätzlichen Funktionen von Act!:

• Umfassende Anpassungsmöglichkeiten
• Arbeiten mit Firmen und Ansprechpartnern
• Protokollierung von erledigten Aufgaben
• Umsatzplanung und -Auswertung
• Cockpit für die optische Darstellung der Zusammensetzung von Aufgaben und Verkaufschancen
• Daten in Projekten zusammenfassen
• Vertriebliche Zielgruppen bilden und finden
• Aufgaben- und Terminplanung / Kalenderverwaltung
• Briefe schreiben mit der Textverarbeitung
• Berichte erstellen
• Unterstützte E-Mail-Systeme
• Datensynchronisation
• Rechteverwaltung
• Integration von MS-Outlook
• Preise und Bestellung

Wachstum der Datenbank-Architektur mit Ihrem Anspruch

Act! vereint eine extrem kurze Einrichtungsdauer mit langfristigen Wachstumsmöglichkeiten - ganz entsprechend Ihrem Anspruch an eine vollwertige CRM-Lösung. Ob dezidierte Rechteverteilung und Zugriffs-Optionen durch verschiedene Mitarbeiter, Anlage eigener Felder mit unterschiedlichsten Feldtypen oder Optimierung des Layouts an Ihre Wünsche - Act! ist eine ausgesprochen vielseitig einsetzbare und schnell zu individualisierende CRM-Lösung.

Nachfolgend einige Beispiele für Anpassungsmöglichkeiten:

Anpassung von Feldern

Definieren Sie eigene Felder in vier Datenbereichen und greifen Sie dabei auf verschiedenste Feldtypen zu

Hinterlegung von Drop-Down-Listen

Drop-Down-Listen werden getrennt von den Feldern verwaltet und lassen sich mit diesen koppeln.

Auch Mehrfachauswahl aus der Liste wird unterstützt.

Anlage von Produktlisten

Verwalten Sie Ihre eigene Produktliste und übernehmen die Werte per Datenimport aus Ihrer Auftragsbearbeitung.

Definition von Vertriebsprozessen

Hat Ihr Unternehmen verschiedene Vertriebsstandbeine?

Definieren Sie dafür verschiedene Vertriebsprozesse und hinterlegen sog. "Verkaufsphasen".

Definieren Sie eigene Tätigkeitstypen

Ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zum analytischen CRM!

Durch selbstdefinierte Tätigkeiten/Protokolle schaffen Sie die Voraussetzung für effektive Analysen.

Zusätzliche Anpassungen

Verschiedene weitere Anpassungsmöglichkeiten lassen Raum für wachsende Vertriebsorganisation.

Strukturierte Sicht auf Firmen und Ansprechpartner

Bereits seit der Version Act! 7.0 ist ein Arbeiten in Firmen-, als auch Kontaktdatensätzen möglich. Diese kombinierte Darstellungsform bietet erhebliche Vorteile. Firmen-Informationen lassen sich an zentraler Stelle pflegen, während der Blick auf die vertriebliche Historie wahlweise für den einzelnen Ansprechpartner, als auch optional für die Firmen-Gesamtheit zur Verfügung steht.

Arbeiten im Bereich "Ansprechpartner"

Pflegen Sie die Daten zu Ihren Ansprechpartnern auf klassische Weise im Kontaktbereich

Anlage eines Firmen-Datensatzes

Legen Sie wahlweise einen neuen Firmendatensatz an, oder erzeugen aus einem bestehenden Ansprechpartner eine neue Firma. Verschiedene Formen des Herangehens werden unterstützt.

Eingabe von firmenspezifischen Daten

Analog zum Kontaktbereich stehen auch im Firmenbereich alle Möglichkeiten der Felderweiterung und Layout-Anpassung bereit.

Anzeige der vorhandenen Ansprechpartner

Beim Firmendatensatz erscheint die Auflistung der zugeordneten Ansprechpartner.

Die Anzeige der eingeblendeten Spalten bestimmen Sie selbst.

Per Mausklick wechseln Sie von der Firma zum ausgewählten Kontakt.

Differenzierte Zuweisung von Kontakten zu Firmen

Über die Differenzierung in der Zuordnung wird erreicht, daß die Daten von Ansprechpartnern am Sitz der Firma dynamisch angepasst werden bei Änderung der Firmen-Stammdaten.

Statische Mitgliedschaften können zu beliebig vielen Firmen parallel vergeben werden.

Anlage von Hierarchien und Geschäftsbereichen

Firmen lassen sich ineinander verschachteln. Dadurch werden Zugehörigkeiten über bis zu 15 Ebenen tief sichtbar gemacht.

Im sog. "Treeview" lassen sich Zugehörigkeiten per "Drag-and-Drop" verschieben.

Kompakte Übersicht der abgewickelten Aufgaben (Historie)

Einen schnellen und kompakten Überblick zu erhalten auf alles, was in der Vergangenheit passierte - dies ist ein besonderer Pluspunkt bei Act!. Denn durch die neu geschaffene Möglichkeit, eigene Protokolltypen zu definieren (siehe Thema Anpassung) richtet sich Act! nach dem Arbeitsalltag des Anwenders, statt umgekehrt.

Jede Aktion - vom geschriebenen Brief über abgeschlossene Telefonate bis hin zu vorgenommenen Feldänderungen - wird dokumentiert. Dadurch entsteht eine lückenlose Übersicht dessen, was den Geschäftskontakt in der Vergangenheit ausgezeichnet hat.

Aufzeichnung eines Protokolls

Jede Protokollaufzeichnung läßt sich sinnvoll mit mehreren Personen, Projekten oder Firmen in Verbindung setzen und schafft damit die Informationen an allen Stellen, an denen man sie sucht.

Übersichtliche Darstellung der Historie

Die Historie (Protokolle) wird wahlweise für einzelne Ansprechpartner oder die gesamte Firma angezeigt.

Bei verknüpften Dateien (z.B. Briefe, EMails) reicht ein Klick zum Öffnen des Dokuments.

Umsatzplanung und -auswertung

Mit Act! planen und steuern Sie gezielt Ihre Umsatzerwartung (Forecast). Dabei werden Sie durch eine Vielzahl intelligenter Hilfswerkzeuge unterstützt. Verschiedene Vertriebsprozesse mit unterschiedlich zugeordneten Verkaufsphasen, ein frei einrichtbarer Artikelstamm, welcher für den geplanten Auftragsabschluß herangezogen wird - bis hin zu Selektionsmöglichkeiten auf bestimmte Vertriebs-Zielgruppen in Abhängigkeit der nachgefragten Produkte - dieses System überzeugt!

Anlage eines neuen potenziellen Auftrages

Ob detaillierte Inhalts-Beschreibung, Zuordnung zu Projekten oder Grad der vermuteten Abschluß-Wahrscheinlichkeit - die Auftragsplanung in Act! erfolgt ergonomisch und durchdacht!

Anpassung des Forecast-Bereiches an eigene Wünsche

Bis zu acht Felder lassen sich an eigene Wünsche anpassen.

Dadurch erhält Ihre Vertragsverwaltung noch mehr Aussagekraft in Analysen!

Umsatzliste

Aus einer detaillierten Umsatzliste läßt sich eine Zielgruppensuche durchführen.

Die Liste kann per Mausklick nach Excel exportiert werden.

Verkaufstrichter

Der Verkaufstrichter verschafft einen Überblick über die Anzahl der potentiellen Aufträge - verteilt auf die Verkaufsphasen.

So erhalten Sie bereits frühzeitig Aufschluß über künftige Entwicklungen.

Umsatzdiagramm

Das Umsatzdiagramm zeigt die voraussichtliche Entwicklung der Umsätze auf. Dabei wird die prognostizierte Abschlußwahrscheinlichkeit eingebunden.

Komprimierter Überblick durch integriertes Cockpit

Das Cockpit in Act! erlaubt eine individuelle und vielfältig gestaltbare grafische Aufbereitung von gespeicherten Tätigkeiten und Verkaufschancen und variiert die optische Darstellung in Abhängigkeit der jeweils gesetzten Filter (z.B. Typ, Benutzerauswahl, Datumsbereich).

Hierfür wird dem Anwender ein eigener Cockpit-Designer (vergleichbar dem Layout-Designer) zur Verfügung gestellt, der die angepasste Erstellung eigener grafischer Übersichten gestattet.

Ein zusätzliches "Schmankerl" haben sich die Entwickler durch die Hinterlegung einer Zielvorgabe einfallen lassen. Dadurch werden grafische Soll/Ist-Vergleiche ermöglicht.

Sicht auf Ihr individuelles Cockpit für mehr Überblick

Das Cockpit verfügt über einen eigenen Designer, mit dem sich individuelle grafische Darstellungen der Datensubstanz verwirklichen lassen.

Die Zusammensetzung von Tätigkeiten und Verkaufschancen wird transparent und übersichtlich dargestellt.

Vielfältig setzbare Filter liefern im Handumdrehen einen optischen Eindruck der vorhandenen Datensubstanz.

Projekte strukturiert verwalten

Ansprechpartner, Aufgaben und Historie in einem Projekt zusammenfassen - das ist eine weitere Stärke von Act!. Selbst die Aufteilung in Teilprojekte in bis zu 15 !! hierarchischen Unterstufen ist möglich und wird in Form einer Baumstruktur übersichtlich dargestellt. Projekt-Datensätze lassen sich in beliebiger Anzahl erzeugen. Die Projekt-Struktur (Felder und Layout) sind individuell anpaßbar.

Baumstruktur der Projekt-Übersicht

Analog zum Firmenbereich wird auch im Projekt-Bereich eine übersichtliche Baumstruktur (Treeview) eingeblendet.

Auch hier lassen sich Teilprojekte per Drag-and-Drop verschieben und erleichtern so die Administration.

Bildschirmansicht eines Projekt-Datensatzes

Auch im Projektbereich findet sich die übersichtliche Anordnung von Feldern und gesplitteten Themenbereichen wieder. Die durchgängig optische Anordnung von Informationen in Act! erleichtert den "Durchblick" und schafft Übersichtlichkeit.

Zielgruppenbildung

Für jede vertriebliche Planung ist die Bildung von Zielgruppen (ob Vertriebskampagnen, Marketingaktionen oder Auswertung) von zentraler Bedeutung. Act! unterstützt die Anlage und das spätere Aufspüren interessanter Zielgruppen durch verschiedene und äußert umfangreiche Werkzeuge und Möglichkeiten.

1. Möglichkeit

Sie legen Felder an (ob im Kontakt- Firmen- oder Gruppenbereich) und befüllen die Felder über hinterlegte Drop-Down-Listen in strukturierter Weise mit Inhalten. Über umfangreiche Suchmöglichkeiten finden Sie alle Datensätze mit entsprechenden Werten.

2. Möglichkeit

Sie legen Gruppendatensätze in Form von Zielgruppen an und ordnen die entsprechenden Kontakte-Datensätze den jeweiligen Gruppen zu . Für diese Zuordnung lassen sich auch dynamische "Gruppenzugehörigkeitsregeln" erstellen.

3. Möglichkeit

Sie nutzen für Act! käuflich erhältliche BI-Software (BI = Business-Intelligence) und ermitteln sehr komplexe Zielgruppen, bei denen auch der geleistete Vertriebsaufwand/Vertriebserfolg für die Ermittlung herangezogen wird. Hier ist auch die Einbindung zusätzlicher Datenquellen (z.B. eigene Auftragsbarbeitung) in die Zielgruppenfindung möglich.

Aufgabenplanung und Terminverwaltung

Eine der offensichtlichsten Aufgaben einer CRM-Lösung wie Act! besteht in der Terminierung von Aufgaben -für sich selbst, oder delegiert an einen/mehrere Kollegen. Die Planung von Aufgaben, sowie die Übersicht des Kalenders und der Aufgabenliste fügt sich in Act! harmonisch in die Vertriebsarbeit ein. Kaum Überflüssiges, kaum Fehlendes - das Zusammenspiel zwischen Aufgabenplanung und Protokollierung ist vielfach prämiiert worden.

Planung einer Aufgabe / Tätigkeit

Übersicht und Struktur in der Planung von Aufgaben. Dabei lassen sich auch komplexe Zuordnungen zu Projekten, Firmen oder mehreren Ansprechpartner mühelos bewerkstelligen.

Details zur Aufgabe lassen sich umfassend hinterlegen. Ebenso eine Verknüpfung zu wichtigen Dateianlagen.

Auf Wunsch kann eine individuell festlegbare Wiederholung der Aufgabe (z.B. Vertriebsmeeting) festgelegt werden.

Im Register "Verfügbarkeit" läßt sich nach freien Terminen für alle an der Aufgabe Beteiligten suchen.

Ansicht im Tageskalender

Das Kalendarium von Act! (Tages-, 2 Wochen-, Monatskalender) ist von seinem Erscheinungsbild stark an Outlook angelehnt.

Individuell pro Anwender läßt sich die persönliche Arbeitswoche mit der Kern-Arbeitszeit festlegen.

Detail-Erweiterung der Kalendereinträge

Beim Hinübergleiten mit der Maus über einen Kalendereintrag erscheinen zusätzliche wichtige Detailangaben.

Mehrere Kollegentermine im Kalender anzeigen

Für eine optimale Terminsteuerung unter Kollegen lassen sich bis zu 10 Kollegen gleichzeitig in die Kalenderansicht einbinden.

Anzeige der Aufgabenliste

Die Aufgabenliste zeigt die "offenen Arbeiten" eines festlegbaren Zeitraumes an. Per Mausklick läßt sich zum ausgewählten Kontakt wechseln.

Einzel- und Serienbriefe erstellen

Für das Schreiben vom Briefen besitzt Act! eine direkte Verbindung zu Microsoft Word. Alternativ verfügt Act! über eine eigene integrierte Textverarbeitung. Auf der Basis von erstellbaren Textvorlagen lassen sich Einzel-, oder Serienbriefe erzeugen. Verschiedene Funktionen erlauben eine differenzierte Protokollierung des Briefes in die Historie hinein.

Ausschnitt aus Briefvorlage

Die Feldnamen werden als Variablen in eine neue Dokumentenschablone eingefügt. Die Vorlage läßt sich dann abspeichern.

Bestimmung der Empfänger bei einem Serienbrief

In Act! wird im Vorwege eine Zielgruppe von Kontakten ermittelt, welche sich in der Anzeige als "Aktuelle Suche" auswählen läßt.

Wie wird der geschriebene Brief protokolliert?

Sowohl für Einzel-, als auch Serienbriefe lassen sich Protokolle erstellen (u.U. inkl. angehängtem Dokument).

Nach dem erzeugten "Betreff" lassen sich später über eine Volltextsuche die Empfänger wiederfinden.

Protokollierung von versendeten Briefen in der Historie

Über die angezeigte Büroklammer läßt sich der Brief per Mausklick wieder hervorholen.

Berichte erstellen

Ein leistungsfähiger Berichtsgenerator ist standardmäßig in Act! integriert. Hiermit lassen sich von einfachen Kontaktberichten bis hin zu komplexen Auswertungen mit integrierten VB-Scripts die unterschiedlichsten Reports zu Papier bringen.

Wahlweise wird der Bericht auf den aktuellen Kontakt, eine "aktuelle Suche", oder auf alle Kontakte/Firmen bezogen.

Vorhandene Standardberichte

Eine Vielzahl von mehr als 60 vorgefertigten Berichten bieten Reportmöglichkeit von Beginn an und lassen sich Bedarf auch anpassen.

Wer selbstständig eigene Berichte erstellen möchte kann auf eine Vielzahl von vorgefertigten Berichtsstrukturen zugreifen.

Unterstützte E-Mail-Systeme in Act!

In Act! ist ein eigenständiges EMail-System auf der Basis POP3/SMTP integriert. Parallel werden Outlook und Lotus Notes als EMail-Systeme unterstützt.

Analog zu dem Versand von Briefen werden gesendete EMails in die Historie des Empfängers hinein verknüpft. Empangene EMails lassen sich wahlweise einem, oder auch mehreren Kontakten zuordnen.

E-Mail-Schaltkonsole in Act!

In der E-Mail-Konsolenansicht von Act! lassen sich mehrere E-Mail-Konten parallel verwalten.

Eine optional einblendbare E-Mail-Vorschau hilft beim schnelleren "Sichten" der eingegangenen E-Mails.

Synchronisieren verschiedener Act!-Datenbanken

In Act! steht ein durchdachtes und äußerst leistungsfähiges System bereit, mehrere Act!-Datenbanken miteinander abzugleichen (Synchronisieren). Dabei gilt das Prinzip, daß auf beiden Seiten (Master-Datenbank und Remote-Datenbank) exakt der gleiche Datenstand existiert. Einschränkungen im Datenzugriff auf Remote-Seite erfolgen ausschließlich über eine eingeschränkte "Sicht" (siehe auch Rechteverwaltung).

Die zwei unterstützten Kommunikationswege - um zwei Datenbanken miteinander abzugleichen - sind entweder innerhalb des Netzwerkes, oder über eine VPN-Leitung. Der Abgleich erfolgt zeitgleich in beide Richtungen und schließt Dokumente, EMail-Dateien ebenso ein, wie zentral angepasste Layout-Dateien, Schablonen und Berichtsvorlagen.

Änderungen an der Datenbankstruktur sind nur noch an der Master-Datenbank möglich - wodurch mögliche Fehlerquellen durch beidseitig vorgenommene - voneinander abweichende - Strukturänderungen ausgeschlossen sind.

Die Einrichtungsschritte einer Datensynchronisation

Die Einrichtung einer Datensynchronisation erfolgt sehr strukturiert in Form eines klaren Ablaufplans.

Sogenannte "Sync-Sets" (Abfrageregeln) stellen sicher, daß die Gegenseite nur eine Teilmenge aller Kontakte erhält.

Rechteverwaltung in Act!

Act! ist (besonders in der Premium-Ausführung) eine Business-Lösung und richtet sich an Teamgrößen ab fünf Anwender. Daher wird dem Thema Rechteverwaltung in Act! großes Gewicht beigemessen.

Die Rechteverteilung und Gewährung von Zugriffen wird im wesentlichen über drei Komponenten gesteuert:

• Die Rechtestufe des Anwenders (bestimmt seine Möglichkeiten, bestimmte Aktionen in der Datenbank auszuführen)
• Die Bildung sog. Benutzer-Teams (steuert die Möglichkeit des Zugriffs auf bestimmte Kontakte)
• Die Layout-Ausstattung (definiert Teil-Datenbereiche, die für den Anwender innerhalb des Kontakt-Datensatzes unsichtbar sind)

Zugriffsrechte auf Benutzerebene

Auch bei gleicher Benutzerrolle lassen sich weitere Zugriffsbeschränkungen oder -rechte verteilen

Zugriffsrechte auf Team-Ebene

Durch die Bildung sog. Teams von Mitarbeitern und die Zuordnung der einzelnen Kontakte zu den Teams erreichen Sie einen gesteuerten Datenzugriff für die unterschiedlichen Anwender.

Zugriffssteuerung durch verteilte Layouts

Detail-Informationen wie "Potentielle Aufträge" sollen nicht einsehbar sein? Passen Sie das Layout entsprechend an und verteilen es an die betroffenen Anwender.

Umfangreiche Integration von MSOutlook

Es ist kein Geheimnis, daß Microsoft Outlook in der überwiegenden Anzahl der Firmen als Adressbuch, EMail-System und Kalender Verwendung findet. Um so wichtiger ist eine weitreichende und intelligente Integration zwischen Act! und Outlook.

Act! erfüllt diesen Anspruch in vielerlei Hinsicht und sorgt damit für einen bestmöglichen Informationsabgleich innerhalb verschiedener Abteilungen, welche primär Outlook verwenden.

Outlook als Datenimport-Format

Besonders komfortabel ist die Feldzuordnungstabelle, die im späteren Verlauf des Datemimportes erscheint. Die hierin gemachten Festlegungen lassen sich abspeichern.

Outlook als EMail-System unter Act!

Neben Outlook (ab Version 2000) lassen sich wahlweise auch Outlook-Express oder Lotus Notes verwenden.

Die Verwendung mehrerer EMail-Systeme gleichzeitig ist möglich.

Zugriff aus Act! heraus auf das Outlook-Adressbuch

Es werden sowohl die Outlook-Kontakte, als auch die Outlook-Adressbücher als Datenquelle angeboten.

Zugriff auf Act!-Adressen aus Outlook heraus für EMail-Verkehr

Es lassen sich die Adressbücher von bis zu drei Act!-Datenbanken gleichzeitig in Outlook einbinden.

Verknüpfung von Outlook-EMails mit Act!-Kontakten

Besonders hilfreich ist die optionale Suchmöglichkeit nach dem Firmennamen in Act!.

Kalenderabgleich zwischen Act! und Outlook

Der Kalenderabgleich ist ein besonders Highlight des Zusammenspiels. Selbst nachträglich vorgenommene Änderungen am geplanten Termin werden zuverlässig abgeglichen.

Eine aus Outlook/Act! übertragene Aufgabe kann auch im jeweils anderen System geändert werden. Die Änderung wird ebenfalls synchronisiert.